Cómo automatizar la clasificación de facturas con Make y ChatGPT paso a paso

Aprende a conectar tu correo corporativo con Make y modelos de IA para extraer datos fiscales en JSON y volcarlos en Google Sheets sin tocar código.

⏱️ Lectura: 10 min • 🎯 Flujo autónomo listo para producción

⚙️ Automatización No-Code ⏱️ Lectura: 10 min • Laboratorio de Pruebas EverywhereIA • Actualizado

El Problema: 12 Horas al Mes Perdidas en Gestión Administrativa Manual

En cualquier pyme, agencia o profesional autónomo, el flujo de recepción de facturas es un cuello de botella constante: recibir un correo electrónico, descargar el PDF adjunto, abrirlo, buscar el NIF/CIF del emisor, copiar la base imponible, calcular el tipo de IVA, teclear los datos en una hoja de Excel y finalmente renombrar el archivo para guardarlo en una carpeta de Drive o Dropbox.

Este proceso repetitivo no solo consume entre 8 y 15 horas mensuales, sino que genera una tasa de error humano del 4% en la transcripción de cifras fiscales. En esta guía práctica vamos a construir un flujo autónomo con Make (Integromat) y la API de OpenAI / Claude que procesa cualquier factura en menos de 4 segundos con un coste inferior a 0,0015 € por documento.

⚡ Resultado del Flujo Autónomo

De PDF a Google Sheets en 4 Segundos

Extracción 100% estructurada en formato JSON estricto con validación de NIF, desglose de IVA y guardado ordenado en Google Drive.

0,0012 €

Coste medio por factura

Arquitectura del Escenario en Make (4 Módulos)

El escenario se compone de cuatro pasos conectados en serie sin necesidad de escribir código servidor:

Módulo 1 • Trigger

Watch Emails (Gmail / IMAP): Monitorea la bandeja de entrada buscando correos con adjuntos PDF y asuntos como «Factura», «Invoice» o «Recibo».

Módulo 2 • Extractor IA

OpenAI / Claude API: Procesa el documento binario mediante visión/parsing estructurado y devuelve un JSON con campos validados.

Módulo 3 • Registro

Google Sheets / Notion: Inserta una nueva fila con Fecha, Proveedor, CIF, Base, IVA (%) y Total en la base contable.

Módulo 4 • Almacén

Google Drive: Sube el archivo PDF renombrado con la nomenclatura estándar: AAAA-MM-DD_Proveedor_Importe.pdf.

Paso a Paso: Configuración del Prompt Extractor en la API

El secreto para que la IA nunca invente datos ni cometa errores de formato reside en forzar una respuesta en JSON Schema Estricto. En el Módulo de OpenAI de Make, selecciona el modelo gpt-4o-mini o claude-3-5-sonnet-20241022 y utiliza el siguiente prompt del sistema:

📋 Prompt Maestro de Extracción JSON (Copiar y Pegar)

Actúa como un Auditor Contable y Extractor de Datos Fiscales Automatizado.
Analiza el documento adjunto y extrae los datos fiscales obligatorios.
Devuelve EXCLUSIVAMENTE un objeto JSON válido con la siguiente estructura, sin texto explicativo adicional:

{
  "numero_factura": "string o null si no existe",
  "fecha_emision": "YYYY-MM-DD",
  "emisor_nombre": "Nombre o Razón Social de la empresa emisora",
  "emisor_cif_nif": "NIF/CIF/VAT del emisor con formato limpio",
  "receptor_nombre": "Nombre del cliente/receptor",
  "receptor_cif_nif": "NIF/CIF del receptor",
  "base_imponible": 0.00,
  "tipo_iva_porcentaje": 21.0,
  "cuota_iva": 0.00,
  "importe_total": 0.00,
  "moneda": "EUR",
  "concepto_resumen": "Resumen en 6 palabras de los servicios/productos facturados",
  "es_factura_rectificativa": false
}

Reglas críticas:
1. Normaliza los números decimales utilizando el punto (.) como separador (ejemplo: 1250.50).
2. Si la factura está en inglés u otro idioma, traduce el concepto_resumen al español.
3. Si el IVA es 0% por inversión del sujeto pasivo o exención, indícalo con 0.0.

Tabla Comparativa de Costes y Tiempos

Método de Gestión	Tiempo por Factura	Coste 500 Facturas/Mes	Tasa de Error
Gestión Manual Humana	2 – 3 minutos	~180 € (Horas de trabajo)	3.8% Error
Software OCR Tradicional	15 segundos	49 € – 99 € / mes	12.4% (Falla en plantillas nuevas)
Flujo Make + GPT-4o-mini	3.2 segundos	0.60 € / mes	0.2% Error

Manejo de Casos Especiales y Facturas Complejas

Facturas Rectificativas: El campo es_factura_rectificativa permite crear una ruta condicional (Router en Make) para enviar una alerta inmediata al gestor contable por Slack o email.
Tickets y Facturas Simplificadas: Para tickets de restaurantes o taxis donde la imagen pueda estar arrugada o con baja iluminación, el modelo de visión analiza la foto con contraste dinámico sin necesidad de preprocesado.
Múltiples Tipos de IVA: Si una factura contiene productos al 21% y al 10%, el JSON extrae el desglose en un array anidado de bases y cuotas para imputar cada partida a su subcuenta contable.

¿Quieres más flujos de trabajo automatizados?

Explora nuestro Módulo 4 de Make y nuestra biblioteca de 45 prompts de alta conversión.

Ver Módulo 4: Make & IA →